「使いたいファイルがどこにあるかわからない」「Googleドライブの中身が増えすぎて探せない」という声は多くの現場で聞かれます。Googleサイトを使うと、バラバラなファイルをひとつのページにまとめてアクセスしやすくできます。
Googleサイトでできること
Googleサイトは、Googleドライブ上のスプレッドシート・ドキュメント・PDFなどを埋め込んで、社内向けのポータルページを作れる無料ツールです。
- 複数のファイルへのリンクやプレビューをひとつのページに集約できる
- スマートフォンの画面サイズに自動対応するため、外出先からでもアクセスしやすい
- 閲覧権限を組織内に限定できるため、情報管理の観点からも安心して使える
活用例：業務別にアイコンとリンクを整理する
チームで運用しているファイルを業務カテゴリ別にまとめると効果的です。たとえば：
- スタッフ管理関連：入社・退職・異動の記録シート、在留資格管理表
- 業務マニュアル：操作手順書、FAQ集
- 共有報告フォーム：日報・週報、問い合わせ記録
カテゴリごとにセクションを分けてリンクを並べるだけで、「あのファイルどこだっけ」というやり取りが減ります。
FAQの共有に特に効果的
よくある質問をドキュメントにまとめてサイトに埋め込んでおくと、外出中でもスマートフォンから即座に確認できます。問い合わせへの対応時間短縮にもつながります。
Googleサイトを使い始めるには
Googleドライブを開き、「新規」→「その他」→「Googleサイト」から作成できます。G Suite / Google Workspace アカウントがあれば追加費用なしで利用可能です。
Googleサイトはあくまで「ファイルへの入口を整理するツール」です。根本的なデータ管理はFileMakerや専用の管理システムで行い、Googleサイトはそこへのナビゲーションとして使う、という組み合わせが実用的です。